Wiemy jak czasochłonna może być organizacja konferencji czy spotkania firmowego. Nasze wsparcie pozwoli na zaoszczędzenie czasu spędzonego na poszukiwaniu odpowiednich miejsc, wysyłaniu zapytań, porównywaniu ofert i negocjacji cen.

Przejmujemy wszelkie formalności od wyboru obiektu przez negocjacje stawek, aż po podpisanie kontraktu, przy czym nasza usługa jest nieodpłatna.

• Hotel GateWay działa jako agent klienta, występujemy zawsze po jego stronie.
• Uzgadniamy wszystkie szczegóły wydarzenia, zakwaterowanie, catering, zapotrzebowanie na usługi dodatkowe. Już na tym etapie  doradzamy
  i optymalizujemy kosztowo  zapotrzebowanie.
• Rekomendujemy klientowi long listę obiektów
• Następnie przekazujemy wystandaryzowane zapytanie do wybranych lokalizacji
• Zbieramy oferty hoteli i w przejrzystej formie przedstawimy ich kalkulację porównawczą
• Porównanie zawiera wszystkie oferty w 1 arkuszu. Odrębnie komentujemy przewagi i ograniczenia jakościowe obiektów
• Przejmujemy komunikację mailową i telefoniczną
  ze wszystkimi obiektami.
• Negocjujemy najlepsze stawki, pokoje, upgrade’y
• Przed podjęciem ostatecznej decyzji, organizujemy inspekcję w wybranym obiekcie
• Weryfikujemy umowę z obiektem pod kątem ryzyka związanego z rezygnacją z części usług lub możliwością wprowadzania zmian w zamówieniu (ryzykownych zapisów)
• Alarmujemy o upływie terminów bez kosztowych anulacji
• Zabezpieczamy rezerwację noclegów dla uczestników
• Zapewniamy wyegzekwowanie ustalonych warunków
• Na bieżąco wprowadzamy konieczne zmiany do zamówienia, kontrolując stronę kosztową
• Nadzorujemy osobiście realizację wydarzenia na miejscu
• Wspieramy i jesteśmy do dyspozycji aż do zakończenia wydarzenia
• Rozliczamy wydarzenie w imieniu klienta